Programa: Administración de Documentos Públicos

DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

Velar por el cumplimiento de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada y los reglamentos aplicables. La política pública del Programa consiste en establecer en cada agencia un procedimiento sistemático para la conservación y disposición de los documentos públicos. Esto incluye documentos de categoría administrativa legal, fiscal y la disposición en forma reglamentada de documentos que hayan cumplido su período de retención y hayan perdido toda utilidad para una dependencia o gobierno municipal. Promueve, divulga, educa, asesora, ofrece asistencia técnica y adiestra a funcionarios de las dependencias de la Rama Ejecutiva, Corporaciones y Municipios.

OBJETIVO

• Lograr una efectiva y económica administración de documentos públicos desde su creación, conservación, uso y disposición de los documentos en las dependencias de la Rama Ejecutiva, incluyendo los Municipios y las Corporaciones Públicas.

CLIENTELA

Agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Corporaciones Públicas y Municipios.

RECURSOS HUMANOS

Puestos Ocupados y Propuestos	2005	2006	2007	2008
Dirección, Técnico, Administrativo y de Oficina	8	8	7	7
Total, Puestos	8	8	7	7

DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

Presta sus servicios a las agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, conforme al Artículo 16 de la Ley Núm. 164 de 23 de julio de 1974, según enmendada, los reglamentos adaptados a su amparo y todas las disposiciones generales y especiales que rigen esta materia en el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. El mismo coordina, dirige, supervisa y adquiere los bienes y servicios no profesionales que las agencias solicitan y vende materiales de oficina y de limpieza a las agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y algunos municipios. Mantiene el Registro Único de Licitadores de las agencias de la Rama Ejecutiva con información relacionada a los licitadores hábiles para ofrecer bienes y servicios al Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

OBJETIVO

• Educar, fiscalizar y reducir el trámite inherente a los procesos de compra.

DATOS ESTADÍSTICOS

Datos Estadísticos	2006	2007	2008
Solicitudes despachadas almacén	1,669	1,752	1,804
Solicitudes procesadas al Registro Único de Licitadores	1,100	700	850
Subastas adjudicadas	145	130	140
Órdenes de compra procesadas	1,200	1,300	1,350

La información de datos estadísticos es provista por la Agencia durante el proceso presupuestario del año fiscal 2007-2008.

CLIENTELA

Agencias del Gobierno, Corporaciones Públicas, Municipios, Industriales y Comerciantes.

RECURSOS HUMANOS

Puestos Ocupados y Propuestos	2005	2006	2007	2008
Dirección, Técnico, Administrativo y de Oficina	46	46	27	19
Otro Personal	14	14	19	27
Total, Puestos	60	60	46	46

DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

Planifica, programa, diseña, construye, conserva e inspecciona proyectos de construcción. Asesora en procesos de subasta para construcción, reparación y remodelación de edificios públicos no escolares. Asegura que todos los contratos de arrendamiento cumplan con los requisitos de ley, órdenes ejecutivas aplicables e inspecciona los locales para asegurar que sean seguros, accesibles y estén en óptimas condiciones físicas.

• Proveer apoyo en supervisión e inspección de proyectos.

• Asegurar que el número de facilidades físicas bajo arrendamiento cumplan con la ley y reglamentos aplicables.

DATOS ESTADÍSTICOS

Datos Estadísticos	2006	2007	2008
Inspección de proyectos	20	15	12
Solicitud y órdenes de servicio externas	362	395	450
Solicitud y órdenes de servicio internas	300	325	400

La información de datos estadísticos es provista por la Agencia durante el proceso presupuestario del año fiscal 2007-2008.

CLIENTELA

Agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Corporaciones Públicas y Municipios.

RECURSOS HUMANOS

Puestos Ocupados y Propuestos	2005	2006	2007	2008
Dirección, Técnico, Administrativo y de Oficina	18	18	21	18
Otro Personal	27	27	18	18
Total, Puestos	45	45	39	36

DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

Planifica, dirige, coordina y supervisa para lograr los objetivos establecidos en la agencia.

OBJETIVOS

• Actualizar los mecanismos existentes para asegurar la agilidad, eficiencia y efectividad de los procesos, garantizando la transparencia de las transacciones.

• Aumentar la eficiencia del personal.

• Ofrecer nuevos servicios a las agencias de la Rama Ejecutiva ubicadas en el área metropolitana.

DATOS ESTADÍSTICOS

Datos Estadísticos	2006	2007	2008
Clientela atendida	287	253	242

La información de datos estadísticos es provista por la Agencia durante el proceso presupuestario del año fiscal 2007-2008.

CLIENTELA

Los programas operacionales de la Administración.

RECURSOS HUMANOS

Puestos Ocupados y Propuestos	2005	2006	2007	2008
Dirección, Técnico, Administrativo y de Oficina	85	87	67	62
Otro Personal	22	22	33	33
Total, Puestos	107	109	100	95

OBJETIVOS

• Aumentar la eficiencia en servicios de reproducción.
• Mejorar la calidad de los servicios de imprenta.

DATOS ESTADÍSTICOS

Datos Estadísticos	2006	2007	2008
Tareas procesadas	298	315	330

La información de datos estadísticos es provista por la Agencia durante el proceso presupuestario del año fiscal 2007-2008.

Agencias, municipios y corporaciones.

RECURSOS HUMANOS

Puestos Ocupados y Propuestos	2005	2006	2007	2008
Dirección, Técnico, Administrativo y de Oficina	11	11	10	9
Total, Puestos	11	11	10	9

DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

Administra la flota de vehículos de transportación aérea, marítima y terrestre del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Reglamenta y supervisa su uso. Provee servicios de remolque y transportación. Además, tiene a su cargo la venta de combustible, lubricantes y servicios de transportación. Expide autorizaciones para conducir vehículos oficiales; adiestra y certifica Gerentes de Transportación en las agencias. Realiza investigaciones de los accidentes de vehículos oficiales. Somete las recomendaciones a las aseguradoras y refiere a las agencias el resultado de las investigaciones para las acciones correspondientes.

OBJETIVO

• Ofrecer servicios a las agencias con un alto nivel de eficiencia, agilidad y calidad. Cumplir con la misión como administradores de la flota del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, velar por el fiel cumplimiento de los debidos procedimientos establecidos por el Reglamento Núm. 12.

DATOS ESTADÍSTICOS

Datos Estadísticos	2006	2007	2008
Estimados de accidentes	2,485	2,750	3,050
Licencias expedidas y renovadas	4,627	4,570	4,800
Servicios de remolque	499	510	540

La información de datos estadísticos es provista por la Agencia durante el proceso presupuestario del año fiscal 2007-2008.

CLIENTELA

Agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Corporaciones Públicas y Municipios.

Puestos Ocupados y Propuestos	2005	2006	2007	2008
Dirección, Técnico, Administrativo y de Oficina	33	33	34	33
Planificación, Presupuesto, Estadísticas, Auditoría y Finanzas	21	21	17	16
Total, Puestos	54	54	51	49

PRESUPUESTO RECOMENDADO DE LA AGENCIA 2008

El presupuesto recomendado a la Agencia para el año fiscal 2008 asciende a $11,519,000. Este se compone de $372,000 con cargo a la Resolución Conjunta del Presupuesto General, $200,000 de Asignaciones Especiales y $10,947,000 de Ingresos Propios. Los recursos de la Resolución Conjunta del Presupuesto General se mantiene igual al vigente. Las Asignaciones Especiales incluyen $200,000 para la Feria del Libro. Los Ingresos Propios reflejan una disminución en comparación con el año fiscal vigente. Este cambio obedece a que los organismos gubernamentales, han reducido las compras de los materiales del almacén de la Administración de Servicios Generales (A.S.G.).

RESUMEN DE LOS RECURSOS DISPONIBLES DE LA AGENCIA

RESUMEN DE RECURSOS POR PROGRAMA

Programa: Administración de Documentos Públicos

Programa: Compras, Servicios y Suministros

Programa: Dirección y Administración General

Programa: Imprenta y Centros de Reproducción

Programa: Transporte y Mantenimiento de Vehículos de Motor